Zo voorkom je blunders en blijf je professioneel in de inbox jungle
E-mails. We sturen er dagelijks tientallen de deur uit. Hoe vaak staan we stil bij de impact ervan? Je denkt misschien dat een snel berichtje geen kwaad kan. Maar voor je het weet, komt het verkeerd over of eindig je per ongeluk op de ‘geblokkeerd’-lijst van de ontvanger.
E-mail speelt een centrale rol in onze dagelijkse communicatie. Of het nu gaat om contact met collega’s, klanten of leveranciers, hoe je een e-mail schrijft kan een groot verschil maken. Daarom is het belangrijk dat iedereen in de organisatie het professioneel aanpakt. Dat voorkomt misverstanden, zorgt voor effectieve communicatie en versterkt de samenwerking.
Maak meteen een goede start bij de onboarding
Vaak zijn nieuwe medewerkers in de eerste periode nog een beetje zoekend naar de juiste toon en stijl. Pak dus direct in de onboarding de e-mail etiquette mee. Daarmee geef je hen houvast en help je hen met het opbouwen van een professionele eerste indruk. Bovendien zorg je ervoor dat iedereen vanaf dag één op dezelfde lijn zit en professioneel kan communiceren, zowel intern als extern.
Wat zijn veelgebruikte regels voor e-mail etiquette en welke tips geven werkgevers hun nieuwe medewerkers tijdens de onboarding?
1. Gebruik een professioneel e-mailadres
Zorg ervoor dat je zakelijke e-mailadres herkenbaar en professioneel is. Als je om welke reden dan ook je persoonlijke e-mail moet gebruiken, kies dan iets neutraals. “beerlover@…” klinkt misschien leuk op een festival, maar past niet in een werkcontext. Zorg dat je naam altijd onderdeel is van je e-mailadres, zodat het direct duidelijk is van wie de e-mail afkomstig is.
** Blunder ** Herkenbaar? Je klikt per ongeluk op Reply all en jouw klant leest onbedoeld de onderhandelingstip die alleen voor jouw collega was bedoeld.
2. Vermeld een helder en bondig onderwerp
Je wilt natuurlijk wel dat jouw mail gelezen wordt. Een duidelijk onderwerp vermelden is hierbij stap 1. Houd je onderwerp kort en to-the-point. Bijvoorbeeld: “Vergadering verplaatst naar 10:00” of “Vraag over het marketingplan”. Laat het onderwerp nooit leeg en vermijd vaagheden zoals “Hallo” of “Belangrijk!”, want dat zegt de lezer weinig.
3. Houd het lettertype en de stijl eenvoudig en consistent
Gebruik het standaard lettertype van de organisatie. Blijf bij één stijl gedurende de hele e-mail. Te veel kleur of wisselen tussen lettergroottes oogt onprofessioneel en maakt de e-mail moeilijker leesbaar.
** Blunder ** De perfecte handtekening van je collega kopiëren en dan vergeten je telefoonnummer aan te passen. Aiii
4. Gebruik altijd een complete e-mailhandtekening
Een handtekening is meer dan alleen je naam onderaan de mail. Gebruik een stijl die de huisstijl van je organisatie volgt, met minimaal je volledige naam, functie en contactgegevens. En wellicht het logo van je organisatie. Zo weten mensen meteen met wie ze te maken hebben en hoe ze je kunnen bereiken. Let op dat je dit zowel instelt op je computer als op je telefoon. Bij veel e-mail clients kun je kiezen of je alleen bij nieuwe e-mails een handtekening wilt zetten, of ook bij je antwoorden. Bedenk dat dit laatste best handig kan zijn voor de ontvanger, maar wel zorgt voor langere berichten.
5. Gebruik een formele, passende aanhef
Begroetingen zoals “Hey!” of “Yo” zijn niet geschikt in een zakelijke setting. Houd het professioneel met “Hallo” of “Beste” en vermijd afkortingen van namen als je niet zeker weet of die gewenst zijn. Beginnen met “Hoi Peter” terwijl hij “Peter-Jan” heet, kan net dat beetje ongemakkelijk overkomen. Denk na over het gebruik van ‘je’ of ‘u’ en heer / mevrouw. Check wat bij jouw organisatie gebruikelijk is.
** Blunder ** Je kiest voor ‘Hi Robin’ in de aanhef. Wat blijkt? Jouw klant vindt dit ongepast informeel en de relatie bekoelt …
6. Let op je toon
In een e-mail zie je geen gezichtsuitdrukking of lichaamstaal, wat maakt dat je woorden anders kunnen worden geïnterpreteerd. Lees je e-mail nog eens terug en zorg dat je niet per ongeluk kortaf of te direct overkomt. Probeer zinnen met een vriendelijke toon te schrijven. Pas op met humor. Wat jij grappig vindt, kan bij een ander compleet verkeerd vallen. Laat humor in je professionele e-mails liever achterwege, tenzij je de ontvanger heel goed kent.
** Blunder ** Een onschuldig grapje valt verkeerd. Resultaat een boze klant en heel wat uit te leggen
7. Ga spaarzaam om met emojis, hoofdletters en uitroeptekens
Een uitroepteken gebruiken om je boodschap kracht bij te zetten!!!!!! 😡 WOORDEN HELEMAAL IN KAPITALEN SCHRIJVEN 😵💫. Emojis toevoegen 👎 . Goed idee denk je? Over de uitroeptekens en de kapitalen kunnen we kort zijn: niet doen. Hierdoor kan je tekst kinderlijk, boos, schreeuwerig of zelfs opdringerig overkomen.
Emoji’s kunnen een leuke en speelse manier zijn om een bericht op te fleuren, maar in een zakelijke context moet je ze zorgvuldig inzetten. Bij collega’s waarmee je een informele band hebt, kunnen emoji’s soms helpen om een positieve toon te zetten, zoals een glimlach of duim omhoog. In formele e-mails of naar klanten is het echter vaak beter om ze achterwege te laten. Ze kunnen als onprofessioneel worden gezien en de toon van je bericht minder serieus maken. Zorg er dus voor dat je de relatie en context goed inschat voordat je emoji’s gebruikt.
8. Lees je mail nog een keer helemaal na
Haastige spoed is zelden goed. Vertrouw niet blindelings op de spellingcontrole, want die mist vaak grammaticale fouten, vergeten woorden of rare zinsconstructies. Lees je e-mail grondig door, en lees het indien mogelijk hardop voor om te checken of het soepel klinkt.
9. Voeg het e-mailadres als laatste toe
Dit is een klassieke truc om te voorkomen dat je per ongeluk te vroeg op ‘Verzenden’ klikt. Door het e-mailadres als laatste toe te voegen, kun je rustig je e-mail schrijven en controleren. Zo voorkom je dat je te snel op verzenden drukt en je bericht verzonden is terwijl jij nog niet helemaal klaar bent.
** Blunder ** Je stuurt een privé-opmerking naar je collega, maar oeps … iedereen in het bedrijf leest mee.
10. Beantwoord elke e-mail
Heb je geen tijd om direct te antwoorden, mail dan even terug dat je de mail hebt ontvangen en dat je terugkomt op het verzoek. Ook als een e-mail niet voor jou bestemd is, geef dan toch altijd even antwoord. Een simpele “Ik denk dat deze e-mail niet voor mij bedoeld is” laat zien dat je attent en behulpzaam bent en helpt de mailer de vergissing snel te kunnen herstellen.
Pak ook eens gewoon de telefoon of loop naar iemand toe
Ook al doen we het vaak, mailen is lang niet altijd de beste manier. Je hebt weleens van die mailtjes die steeds ingewikkelder worden terwijl je aan het schrijven bent. Je probeert bijvoorbeeld iets uit te leggen maar het wordt alleen maar vager. Of je wilt iets vertellen zonder de persoon te beledigen, maar hoe meer woorden er op het scherm verschijnen, hoe erger het wordt. Digitale communicatie kent z’n beperkingen en lichaamstaal kan soms een hoop goed maken. Vaak is het beter om die hele e-mail te vergeten en gewoon de telefoon te pakken of even langs te lopen.
E-mail etiquette een must voor elke organisatie
E-mail etiquette klinkt misschien ouderwets, maar het is belangrijker dan ooit. Het is een cruciale stap in duidelijke, effectieve en respectvolle communicatie! Voorkom fouten, misverstanden en ongemakkelijke situaties. Breng deze tips onder de aandacht van huidige medewerkers en neem het mee bij de onboarding van nieuwe collega’s.
