Belangrijkste e-mail etiquette regels
Soms ergeren we ons groen en geel aan de e-mailberichten van collega’s. Uitroeptekens worden te pas en te onpas in een bericht gefietst, soms wel vijf achter elkaar, begroetingen worden gemakshalve vergeten en sommige verzenders zijn gewoon ronduit bot. Ben je zelf op de hoogte van do’s en dont’s?
1. Let op de toon
Sommige collega’s zijn vrij bot in hun e-mail communicatie, dit is niet altijd expres, maar het zorgt soms voor vervelende situaties. Een bericht komt dan niet goed over en de ontvanger voelt zich beledigd. Niet iedereen is goed in emoties overbrengen op ‘papier’ dus is het goed stil te staan bij hoe een email kan overkomen. Gezichtsuitdrukkingen zijn natuurlijk niet af te lezen in een e-mail. Let daarom op de toon die je gebruikt in je communicatie. Maak je zinnen niet te kort, dit komt kortaf en bozig over. Bepaal van tevoren welke emotie je wilt overbrengen en verplaats je in de ontvanger. Zo houd je de controle over het bericht en kom je professioneel en beleefd over. Wil je bewust een boze emotie overbrengen? Ga door naar tip 5.
2. Correcte afsluiting
Soms lopen werk en privé door elkaar heen en heb je, voordat je er erg in hebt, in alle haast een email naar die belangrijke klant afgesloten met een ‘X’. Niet handig. Wil je dit voorkomen, lees dan altijd belangrijke berichten terug voordat je op verzenden klikt. Ook al heb je weinig tijd en wil je gehaast nog even dat berichtje naar iemand sturen, lees het nog even door. Dit kan heel wat ongemak voorkomen.
Let ook altijd op de default Reply to all… hier gaat het wel eens mis.
3. Juiste ontvanger?
Lees niet alleen het bericht terug, maar check ook of het onderwerp en, belangrijker, de ontvangstgegevens juist zijn. Klik dus pas op verzenden als je zeker weer dat de ontvanger de juiste is en er ook niet per ongeluk iemand ongewenst in de CC is meegekomen. Je wil natuurlijk niet dat je bericht bij de verkeerde uitkomt, helemaal niet als het vertrouwelijke informatie is. Let daarbij ook op de default Reply to all … hier gaat het ook nog al eens mis.
4. Gebruik niet te veel uitroeptekens
Je kent ze wel, die collega’s die wel tien uitroeptekens in een mail zetten, liefst achter elkaar. Als je het bericht leest denk je weleens ‘doe eens rustig!’, maar het is ook weer niet zó erg dat je er wat van zegt. Gelukkig kun je deze fout nu in ieder geval zelf voorkomen, en als je die bepaalde collega toch een hint wil geven, stuur dan dit artikel door ;-).
Als je een uitroepteken te vaak gebruikt schiet het zijn doel voorbij. De lezer is dan niet meer onder de indruk. Denk na over het juiste gebruik van het teken, te veel kan onvolwassen en emotioneel overkomen bij de ontvanger. Gebruik een uitroepteken dus met mate (!).
Een teveel aan uitroeptekens kan onvolwassen en emotioneel overkomen bij de lezer.
5. Pak soms gewoon de telefoon of loop naar iemand toe
Je hebt weleens van die mailtjes die ineens zo ingewikkeld en zwaar lijken terwijl je aan het schrijven bent. Je probeert bijvoorbeeld iets uit te leggen aan iemand zonder diegene te beledigen, maar hoe meer woorden er op het scherm verschijnen, hoe erger het wordt. Dan is het soms beter om die hele e-mail te vergeten en gewoon de telefoon te pakken of even langs te lopen. Digitale communicatie kent z’n beperkingen en lichaamstaal kan soms een hoop goed maken.
